Création d'un nouveau dossier usager

Règle d'or : ne pas fermer la fenêtre de création avant d'avoir enregistré la fiche. Une fois la fiche créée, enchaîner directement les étapes 3 et 4 (Admission, puis Suivi) dans le dossier qui s'ouvre.

Sur les captures, les cadres rouges numérotés indiquent où cliquer, dans l'ordre.

Vue d'ensemble

1. Rechercher l'usager

1. Cliquer sur la loupe tout en haut à gauche de l'écran (①).

2. Saisir au moins 3 caractères (nom, prénom ou date de naissance) dans la zone de recherche (②) puis appuyer sur Entrée. Le filtre « Tout » cherche partout ; on peut aussi cibler Nom usuel, Nom de naissance, Prénom ou Date de naissance.
3. Essayer plusieurs variantes avant de conclure : nom de naissance et nom usuel, avec ou sans trait d'union, prénom seul, date de naissance.

Résultat : - Une fiche correspond → l'usager existe déjà : ouvrir ce dossier, ne pas créer de doublon, passer directement à l'étape 3. - « Aucun résultat » → passer à l'étape 2.

2. Créer la fiche (aucun résultat)

1. Dans la fenêtre de recherche, cliquer sur le lien Ajouter (③), au-dessus de « Aucun résultat ».

2. Le formulaire Famille s'ouvre. C'est un assistant en 5 étapes (en haut : Dossier de la famille · Personne · Compléments · Coordonnées · Adresse) ; on passe d'une étape à l'autre en cliquant sur son nom ou sur les flèches.

Étape « Dossier de la famille » : saisir le Nom de famille (obligatoire *).

Étape « Personne » : renseigner Nom utilisé *, Prénom utilisé *, Civilité *, ainsi que le nom de naissance, le sexe, la date de naissance et le lieu de naissance. Renseigner aussi le Pseudo * (champ obligatoire, plus bas dans la page).

Étapes « Compléments », « Coordonnées », « Adresse » : téléphone, email, adresse (cocher « Je ne trouve pas mon adresse » si elle n'est pas proposée).

3. Compléter tout champ marqué d'une étoile rouge *, puis cliquer sur Enregistrer (bouton bleu en bas à droite de l'assistant, visible à chaque étape).

4. Ne pas quitter la page : le dossier de l'usager est maintenant ouvert, y rester pour la suite.

3. Admission : service, décision et date d'entrée

Menu de gauche : Usager › Admission (①).

3a. Le service (onglet « Services »)

1. Cliquer sur Ajouter (②).

2. La fenêtre Affectation à un service s'ouvre :
   • Service * : choisir le service d'accueil.
   • Entrée le * : saisir la date d'entrée (format JJ/MM/AAAA).
   • Première entrée * : choisir Oui s'il s'agit de la toute première admission de la personne, sinon Non.
   • Contrat principal : laisser coché si ce service est son service principal.

3. Enregistrer (bouton en bas de la fenêtre).

3b. La décision (onglet « Décisions »)

1. Toujours dans Admission, cliquer sur l'onglet Décisions (①), puis sur Ajouter.

2. La fenêtre Ajouter une décision s'ouvre. Champs obligatoires :
   • Décision * : type de décision.
   • Organisme décideur * : taper pour rechercher l'organisme.
   • Date de décision * et Date d'effet * : saisir la date d'entrée de l'usager (ou la date figurant sur la notification).
   • Première décision * : Oui si c'est la première, sinon Non.

3. Enregistrer.

Contrôle : l'onglet Services affiche la ligne du service avec la bonne date « Entrée le », et l'onglet Décisions liste la décision.

4. Suivi : référent interne

Menu de gauche : Usager › Suivi (①), onglet Interne.

1. Cliquer sur Ajouter (②).

2. Dans la fenêtre Suivi interne, renseigner les trois champs obligatoires :
   • Nature du suivi * : choisir la nature correspondant à un référent.
   • Date de début * : la date d'entrée de l'usager.
   • Intervenant * : choisir le professionnel référent dans la liste.
   • Remarques : facultatif.

3. Enregistrer.

5. Vérification finale

Menu Présences › Les Présents (ou rechercher l'usager à nouveau) : la ligne de l'usager doit afficher le service, la date d'entrée, la décision et le référent.

En cas de problème

Sortie d'un usager

À retenir : à la sortie d'un usager, il faut renseigner deux dates dans Usager › Admission, avec la même date de sortie : la Sortie effective sur le service, puis la Date d'arrêt sur la décision.

Sur les captures, les cadres rouges numérotés indiquent où cliquer, dans l'ordre.

Vue d'ensemble

Avant de commencer, vérifier en bas à gauche de l'écran que l'établissement affiché est le bon, puis ouvrir le dossier de l'usager (recherche par la loupe en haut à gauche).

1. Renseigner la sortie effective sur le service

Menu de gauche : Usager › Admission (①), onglet Services.

1. Repérer la ligne du service que la personne quitte et cliquer sur l'icône Modifier (le crayon, ②) à droite de la ligne.

Si la personne était accueillie dans plusieurs services, faire cette étape pour chacun d'eux.

2. La fenêtre Editer une affectation à un service s'ouvre. C'est un assistant en 4 étapes (Information à l'entrée · Motifs d'admission · Information de sortie · Motifs de sortie). Cliquer sur l'étape Information de sortie.
3. Saisir la Sortie effective (①) : la date réelle de départ, au format JJ/MM/AAAA.
   • Sortie prévue : la date de départ envisagée, si elle était connue à l'avance.
   • Heure de sortie, Départ définitif, Départ remarques : à compléter si nécessaire.
4. Facultatif : dans l'étape Motifs de sortie, renseigner l'Orientation départ.
5. Cliquer sur Enregistrer (②).

Contrôle : dans le tableau des services, la colonne Sortie effective affiche la date saisie.

2. Renseigner la date d'arrêt sur la décision

Toujours dans Admission, cliquer sur l'onglet Décisions (①).

1. Sur la ligne de la décision en cours, cliquer sur l'icône Modifier (le crayon, à droite de la ligne).
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquer sur l'étape Fin de mesure (étape 4).
3. Saisir la Date d'arrêt (①) : la même date que la sortie effective du service.
4. Dernière décision : choisir Oui s'il n'y aura plus de nouvelle décision pour cette personne (la valeur par défaut est Non).
5. Cliquer sur Enregistrer (②).

La capture montre le formulaire de décision ouvert depuis le bouton « Ajouter », qui présente les mêmes champs en étape 4 « Fin de mesure ».

Contrôle : dans le tableau des décisions, la colonne Date d'arrêt affiche la date saisie.

Usage du DUI

À retenir : pour chaque personne accompagnée, il faut dans NemoWeb un dossier à jour, un projet personnalisé et au moins un événement sur les 3 derniers mois. La cible est de 90 % des dossiers actifs de chaque service, pour chacun des trois indicateurs.

Pourquoi c'est important

Le DUI (dossier usager informatisé) est financé par le programme ESMS Numérique, qui débloque une subvention. La moitié de la somme est actuellement versée : chaque service doit se mobiliser pour progresser sur ces indicateurs.

Les indicateurs de chaque service sur les 3 derniers mois sont envoyés individuellement à ARS.

Cette procédure ne traite que l'usage du DUI. Les services socles (MS Santé et DMP) font l'objet d'un autre sujet et ne sont pas abordés ici.

Les 3 indicateurs d'usage du DUI

Un dossier est « actif » s'il est dans le DUI, qu'il concerne une personne accompagnée dans l'année et qu'il a été mis à jour au moins une fois pendant la période de recueil.

Pour réussir les trois indicateurs, il suffit donc de faire deux choses pour chaque personne accompagnée : créer son projet personnalisé (étape 1) et saisir des interventions rattachées à ce projet (étape 2).

1. Créer l'objectif « Projet personnalisé »

Menu de gauche : Usager › Projet individuel (①), puis onglet Objectifs projets (②).

1. Cliquer sur Ajouter (③).

2. Dans la fenêtre Objectifs Projets :
   • Libellé * (①) : l'objectif du projet (ex. « Améliorer rapports avec parents »).
   • Tags (②) : choisir Projet personnalisé. C'est ce tag qui permet au DUI de reconnaître le projet personnalisé.
   • Date de début * (③) : la date de début du projet.
   • Date de fin : à laisser vide tant que le projet est en cours.

3. Cliquer sur Enregistrer (④).

Contrôle : l'objectif apparaît dans la liste, avec le tag « Projet personnalisé ».

2. Rattacher une intervention au projet personnalisé

Une fois l'objectif créé, chaque événement saisi (rendez-vous, atelier, entretien…) peut être rattaché au projet personnalisé. C'est ce qui alimente l'indicateur « au moins 1 événement ».

On peut saisir l'intervention :

• soit depuis Planning › Interventions (bouton + en bas à droite du planning) ;
• soit depuis le dossier de l'usager : Usager › Projet individuel › onglet Interventions (①), puis Ajouter (②).

Dans la fenêtre Les interventions :

1. Usagers : la personne concernée (déjà indiquée si on part de son dossier).
2. Type d'intervention * (①), Date * et heures de début et de fin *.
3. Compléter si besoin le type de contact, l'état, les intervenants et les commentaires.
4. Dans la section Objectif projet (②) : cliquer dans le champ pour ouvrir la liste.

5. Choisir Projet personnalisé (rubrique « Actif »).

6. Cliquer sur Enregistrer (③).

Attention : la section Objectif projet n'apparaît dans l'intervention que si un objectif existe dans le dossier. Si elle est absente, retourner à l'étape 1.